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Einen betrieblichen Ausbildungsplan erstellen

Auszubildende und Ausbilder in einem Handwerker-Betrieb
© Robert Kneschke

Mit einer guten Ausbildungsplanung schaffen Sie eine solide Basis für eine erfolgreiche Ausbildung. Kurzfristig bedeutet dies erst einmal Aufwand. Mittel- und langfristig entlastet die Planung jedoch, selbst wenn Sie zeitweilig umdisponieren oder improvisieren müssen.

Der betriebliche Ausbildungsplan ist Bestandteil des Berufsausbildungsvertrages und beschreibt auf der Grundlage des Ausbildungsrahmenplanes den tatsächlichen Ablauf der betrieblichen Ausbildung in Ihrem Betrieb. Dabei müssen die Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen (Betriebsstruktur, personelle und technische Ausstattung usw.) Beachtung finden, aber auch die persönlichen Voraussetzungen der Auszubildenden. Der betriebliche Ausbildungsplan gibt also Auskunft darüber, wer wann für die Ausbildung zuständig ist, wie lange der oder die Auszubildende an bestimmten Orten, wie z.B. in der Personalabteilung, im Einkauf oder in der IT-Abteilung im Unternehmen ausgebildet wird und was dort gelernt werden soll.

Gesetzliche Vorgaben

Ausbildende haben (...) dafür zu sorgen, dass den Auszubildenden die berufliche Handlungsfähigkeit vermittelt wird, die zum Erreichen des Ausbildungsziels erforderlich ist, und die Berufsausbildung in einer durch ihren Zweck gebotenen Form planmäßig, zeitlich und sachlich gegliedert so durchzuführen, dass das Ausbildungsziel in der vorgesehenen Ausbildungszeit erreicht werden kann, (BBiG § 14 (1) 1.)

Den rechtlichen Rahmen für die betriebliche Ausbildung gibt das Berufsbildungsgesetz vor. Im Zusammenhang mit einer planmäßigen Ausbildung ist besonders der § 14 (1) bedeutsam, der die Pflichten der Ausbildenden vorgibt. Hier geht es vor allem um die Formulierung: „planmäßig, sachlich und zeitlich gegliedert“.

Die sachliche und zeitliche Gliederung ist in die Niederschrift des Ausbildungsvertrages aufzunehmen (§ 11, (1),1.).

Grundlage jeder Ausbildungsplanung ist die für den Beruf gültige Ausbildungsordnung mit dem dazugehörigen Ausbildungsrahmenplan. Dort ist festgelegt, was während der Ausbildungszeit gelernt werden soll. Der zu erstellende betriebliche Ausbildungsplan enthält Informationen darüber, wie diese Vorgaben im jeweiligen Ausbildungsbetrieb konkret umgesetzt werden. Der betriebliche Ausbildungsplan wird also auf Grundlage der jeweiligen Ausbildungsordnung und dem Ausbildungsrahmenplan erstellt.

Die Ausbildungsordnung legt allgemeine Anforderungen wie Inhalte und Dauer einer Berufsausbildung fest und bildet damit den Rahmen einer jeden Ausbildungsplanung.

Der dazugehörige Ausbildungsrahmenplan ist ein Dokument, das den tatsächlichen Verlauf der Ausbildung in Ihrem Betrieb durch eine zeitliche und eine sachliche Gliederung der Ausbildung vorschreibt (§ 11 Abs. 1 Nr.1 BBIG). Auf dieser Grundlage wird der betriebliche Ausbildungsplan in Ihrem Betrieb erstellt, der bei der zuständigen Kammer eingereicht werden muss, damit die Ausbildung in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse eingetragen werden kann.

Der betriebliche Ausbildungsplan ist Bestandteil jedes Ausbildungsvertrages und definiert Themen und Aufgaben, die innerhalb der Berufsausbildung absolviert werden. Während der Umsetzung des betrieblichen Ausbildungsplans absolviert der/die Auszubildende die in dem Ausbildungsplan vorgesehenen Inhalte. Dabei wird sie oder er idealerweise in die laufenden Geschäftsprozesse und Projekte des Unternehmens integriert und erhält so die bestmögliche Ausbildung im Rahmen der betrieblichen Praxis.

Sachliche und zeitliche Gliederung des Ausbildungsplans

Der betriebliche Ausbildungsplan sieht zwei verschiedene Gliederungen vor, die für den betrieblichen Ausbildungsplan berücksichtigt werden müssen, die sachliche und die zeitliche Gliederung der Ausbildungsplanung.

Die sachliche Gliederung beinhaltet alle Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten, die in dem Ausbildungsberuf zu vermitteln sind. Das kann durch verschiedene Ausbildungseinheiten geschehen, die bestimmte Funktionen oder Abteilungen in Ihrem Unternehmen vorsehen. Um z.B. Controlling kennenzulernen, wird der Azubi in der Finanzabteilung eingesetzt. Soll sie/er etwas über Kundenbindung und -betreuung lernen, macht ein Einsatz in der Marketing- bzw. Vertriebsabteilung Sinn.

Die zeitliche Gliederung richtet sich nach der Dauer der jeweiligen Ausbildung und stellt sicher, dass alle für das Berufsbild relevanten Ausbildungsinhalte auch innerhalb der vorgesehenen Ausbildungszeit vermittelt werden. Sie ordnet jeder Einheit der sachlichen Gliederung des betrieblichen Ausbildungsplans eine entsprechende Zeiteinheit zu.

Die Planung kann sachlogisch nach den Geschäftsprozessen Ihres Unternehmens, durch Aufgaben oder Projekttätigkeiten, und/oder lernzielorientiert, nach Punkten des Ausbildungsrahmenplans, erfolgen. Solange das Gesamtziel der Berufsausbildung erreicht wird, können die einzelnen Zeiteinheiten variiert werden. Dies besagt die Flexibilitätsklausel in der jeweiligen Ausbildungsordnung. Dadurch kann individuell auf den Fortschritt der Auszubildenden eingegangen werden, um z.B. gezielt Schwächen auszugleichen oder Stärken zu fördern, oder die Ausbildung an die in Ihrem Unternehmen geänderten Rahmenbedingungen anzupassen. Dies kann z.B. bei Engpässen durch Krankheitsausfälle oder Hoch- und Tiefphasen von Aufträgen etc. passieren. Allerdings dürfen die vorgegebenen Zeitrichtwerte nicht gravierend über- oder unterschritten werden. Eine sinnvolle, geordnete und planmäßig durchgeführte Ausbildung sollte jederzeit noch gewährleistet sei. Bei der zeitlichen Planung werden neben der Ausbildungs- und Probezeit auch Prüfungstermine und Urlaubszeiten berücksichtigt.

Generell sollte bei der Erstellung des betrieblichen Ausbildungsplans die folgende Leitfrage Anwendung finden:

Um diesem Anspruch gerecht zu werden, sollte die Ausbildung so realitätsnah wie möglich gestaltet werden, indem die Auszubildenden in die laufenden Geschäftsprozesse und Projekte des Unternehmens einbezogen werden. Gleichzeitig muss dabei auch sichergestellt sein, dass die Ausbildung ausreichend betreut und die Auszubildenden professionell begleitet werden.

Erstellung des betrieblichen Ausbildungsplans

Zahnräder

Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick, in welchen Abteilungen der/die Auszubildende eingesetzt werden soll. Falls im Betrieb keine eigene Übersicht in Form eines Organigramms vorhanden ist, können Sie sich auch selbst einen Überblick verschaffen, indem Sie sich an typischen Abteilungen wie Personalabteilung, Finanzabteilung, Marketing, Vertrieb etc. orientieren.

Im Anschluss geht es darum, die Unternehmenspraxis mit der entsprechenden Ausbildungsordnung und dem dazugehörigen Ausbildungsrahmenplan in Einklang zu bringen.

Dazu kann die folgende Übersicht hilfreich sein:

Ihr Unternehmen bietet ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung an. Damit Sie diese an Ihre Kunden bringen können, liegen Ihrem Unternehmen bestimmte Arbeitsprozesse zugrunde, durch die Ihre Produkte, Dienstleistungen etc. entstehen. Sobald Sie eine Übersicht der Prozesse Ihres Unternehmens haben, können Sie die Lernziele des jeweiligen Ausbildungsrahmenplans hinzunehmen. Jetzt können Sie für die jeweiligen Lernziele entsprechende Arbeitspakete oder kleinere Projekte bestimmen, innerhalb derer dem Azubi die entsprechenden Lernziele vermittelt werden können (z.B. eine Vertriebs- oder Marketingaktion). So legen Sie fest, durch welche spezifischen Aufgaben und Tätigkeiten Ihr Azubi die Lernziele erreicht. Falls Sie einzelne Inhalte der Ausbildungsordnung nicht durch Ihr Unternehmen vermitteln können, gibt es auch die Möglichkeit einer Verbundausbildung zusammen mit einem anderen Betrieb oder einer überbetrieblichen Einrichtung.

Auszug aus dem Ausbildungsrahmenplan zum Kauffrau/-mann für Büromanagement1
Lfd. Nr. Teil des Ausbildungsberufsbildes Zu vermittelnde Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten
5.2

Vertrieb von Produkten
und Dienstleistungen
(§ 4 Absatz 3 Nummer 5.2)

a) Kundendaten und -informationen nutzen
b) Vertriebsformen berücksichtigen
c) Situation des Kunden analysieren, Bedarf feststellen, kundengerechte Lösungsvorschläge entwickeln und erläutern, über Finanzierungsmöglichkeiten informieren; Angebote unterbreiten
d) Verträge und Vertragsverhandlungen vorbereiten und an Vertragsabschlüssen mitwirken
e) Erfüllung von Verträgen überwachen, bei Abweichungen Maßnahmen einleiten

5.3 ... ...


Während Sie Ihre betriebliche Praxis mit den zu vermittelnden Fertigkeiten, Kenntnissen und Fähigkeiten verknüpfen, legen Sie gleichzeitig die sachliche und zeitliche Gliederung fest. Wichtig dabei ist, dass genau nachvollzogen werden kann, auf welche Art und Weise sich Ihr Azubi welchen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten aneignet. Folgende W-Fragen können Ihnen bei der Erstellung des Ausbildungsplans helfen:

Zudem muss geklärt werden, wer sich in den jeweiligen Ausbildungsabschnitten um den/die Auszubildende kümmert. Dafür eignen sich Personen oder ein Team bestehend aus den Ausbildungsverantwortlichen und/oder den ausbildenden Fachkräften der jeweiligen Abteilung. Eine genau festgelegte Betreuung mit konkreten Ansprechpartnern/-innen erleichtert die erfolgreiche Umsetzung.

Umsetzung und Kontrolle der Ausbildungsplanung

Illustration Feedbackgespräch

Als Ausbilder/in sind Sie dazu verpflichtet, den Ausbildungsverlauf durch das Berichtsheft nachzuverfolgen und zu kontrollieren, in welchem der/die Auszubildende ihre/seine Tätigkeiten und Lernerfolge dokumentiert. Dies ist notwendig, damit der Erfolg einer Ausbildung garantiert werden kann. Zusätzlich ist das ausgefüllte Berichtsheft Voraussetzung für die Zulassung zur Abschlussprüfung.

Empfehlenswert ist, dass Sie sich regelmäßig (alle ca. 1-2 Monate) zu einem Feedbackgespräch zwischen Ausbildungsverantwortlichen, der Geschäftsleitung und dem/der Auszubildenden selbst verabreden. In diesen Gesprächen kann der/die Auszubildende mündlich über seine Tätigkeiten berichten und Feedback von allen Gesprächsteilnehmenden einholen. Gleichzeitig können Sie die Entwicklung der Ausbildung gut nachverfolgen und sicherstellen, dass alle erforderlichen Lernziele des Ausbildungsrahmenplans erreicht werden.

Illustration vier Leute

In der finalen Zusammenführung können Sie sich für die Umsetzung des betrieblichen Ausbildungsplans eine eigene Übersicht erstellen, mit der Sie den Überblick behalten und gewährleisten können, dass alle relevanten Inhalte vermittelt und die Auszubildenden entsprechend betreut werden. Dafür eignet es sich bspw. auf bereitgestellte Dokumente der Kammern zurückzugreifen oder eine eigene Übersicht zu erstellen.
 

Lfd. Nr. Ausbildungs-inhalte Vorgesehene Aufgaben Zeitplanung Betreuung Erledigt am
5.2.

a) …

b) …

c) ...

  • Projekt „Aktion 1,2,3“:
  • Aufgabe: Akquise, Abteilung: Marketing & Vertrieb
  • Aufgabe Rechnungsstellung, Abteilung Buchhaltung & Finanzen
4 – 6 Wochen

Herr X und Frau Y

Datum, Unterschrift

 

Zusammenfassung

Auszubildende und Ausbilder in einem Handwerksbetrieb
© Robert Kneschke

Die Ausbildungsplanung in Form eines betrieblichen Ausbildungsplans ist gesetzlich vorgeschrieben und unterteilt sich in eine zeitliche und eine sachliche Gliederung. Um eine Planung umzusetzen, verbinden Sie am besten die Lernziele (Punkte) des Ausbildungsrahmenplans direkt mit Geschäftsprozessen und Projekten in Ihrem Unternehmen, sodass Ihre Azubis bestmöglich für die Arbeit in Ihrem Betrieb qualifiziert und auf das Arbeitsleben nach der Ausbildung vorbereitet werden. Regelmäßige Feedbackgespräche sowie das Berichtsheft können gewährleisten, dass Ihre Ausbildungsplanung effektiv umgesetzt wird. Eine strukturierte Ausbildungsplanung ist eine wichtige Grundlage, gut ausgebildete Nachwuchskräfte für Ihr Unternehmen zu gewinnen.

Weitere Informationen

Muster: Betrieblicher Ausbildungsplan für die Berufsausbildung zum Maßschuhmacher/zur Maßschuhmacherin (PDF, © Ausbildung gestalten)

Informationen zu den jeweiligen Ausbildungsberufen inkl. Ausbildungsordnung und Rahmenlehrplan:
www.bibb.de/berufe

Ausbildung gestalten – Berufsspezifische Umsetzungshilfen für neue und modernisierte Ausbildungsberufe:
www.bibb.de/ausbildunggestalten