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Ausbildung durchführen: Das Ausbildungspersonal und Führen des Berichtsheftes

Azubi Einzelhandel
© Robert Kneschke - Fotolia.com

Im BBiG ist geregelt, dass der Ausbildungsbetrieb einen verantwortlichen Ausbilder bzw. eine Ausbilderin zu beauftragen hat. Ergänzend dazu regelt die AEVO, über welche berufs- und arbeitspädagogischen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten das Ausbildungspersonal verfügen muss.

1. Rolle der Ausbilder und Ausbilderinnen für die betriebliche Ausbildung

Von Mai 2003 bis Juli 2009 war die AEVO ausgesetzt, also nicht gültig. Ab dem 1. August 2009 wurde sie in novellierter Form wieder in Kraft gesetzt. In der aktuellen Fassung wird aufgrund der Aussetzung der Ausbilder-Eignungsverordnung § 7 Fortführen der Ausbildertätigkeit eine Ausnahme definiert.

Gemäß BBiG muss die beauftragte Person vom Betrieb als verantwortlicher Ausbilder gegenüber der zuständigen Stelle, der IHK, benannt werden. In kleinen Unternehmen ist davon auszugehen, dass die Ausbildungsaufgaben ausschließlich von nebenberuflichen Ausbildern, Ausbilderinnen und Fachkräften wahrgenommen werden.

Ausbilder-Eignungsverordnung (AEVO)

Ausbilder-Eignungsverordnung

§ 7 Fortführen der Ausbildertätigkeit

„Wer vor dem 1. August 2009 als Ausbilder im Sinne des § 28 Absatz 1 Satz 2 des Berufsbildungsgesetzes tätig war, ist vom Nachweis nach den §§ 5 und 6 dieser Verordnung befreit, es sei denn, dass die bisherige Ausbildertätigkeit zu Beanstandungen mit einer Aufforderung zur Mängelbeseitigung durch die zuständige Stelle geführt hat. Sind nach Aufforderung die Mängel beseitigt worden und Gefährdungen für eine ordnungsgemäße Ausbildung nicht zu erwarten, kann die zuständige Stelle vom Nachweis nach den §§ 5 und 6 befreien; sie kann dabei Auflagen erteilen.“

Ein häufiges Beispiel ist, dass die mit der Ausbildung beauftragte Person der Geschäftsinhaber selbst ist. In der Regel liegt der Nachweis der Eignung nach AEVO vor. Allerdings kann der beauftragte Ausbilder häufig nicht sicherstellen, dass er einen angemessenen Teil der Arbeitszeit für die Tätigkeit als Ausbilder zur Verfügung hat. Hier besteht die Möglichkeit, partiell Fachkräfte in die Betreuung und Anleitung der Auszubildenden mit einzubinden. Diese Fachkräfte benötigen formal keinen Nachweis nach AEVO. Allerdings ist es überlegenswert, um eine qualitativ hochwertige Ausbildung zu gewährleisten, diese Fachkräfte ebenfalls die Ausbildung der Ausbilder (AdA) mit Prüfung nach AEVO absolvieren zu lassen.

Fachkraft ist, wer eine Ausbildung in einer dem Ausbildungsberuf entsprechenden Fachrichtung abgeschlossen hat oder mindestens das Zweifache der Zeit, die als Ausbildungszeit vorgeschrieben ist, in dem Beruf tätig gewesen ist, in dem ausgebildet werden soll (siehe BiBB - Empfehlung über die Eignung der Ausbildungsstätten). Die Ausbilder selbst gelten natürlich auch als Fachkraft.

BIBB-Empfehlung über die Eignung der Ausbildungsstätten

Nebenberufliche Ausbilder, die neben der Aufgabe des Ausbildens noch weitere betriebliche Funktionen ausüben, sollen durchschnittlich nicht mehr als drei Auszubildende selbst ausbilden. Es muss sichergestellt sein, dass ein angemessener Teil der Arbeitszeit für die Tätigkeit als Ausbilder zur Verfügung steht.

Als angemessenes Verhältnis der Zahl der Auszubildenden zur Zahl der Fachkräfte im Sinne des § 27 Abs. 1 Nr. 2 BBiG gilt in der Regel (Empfehlung des BiBB)

  • eine bis zwei Fachkräfte = 1 Auszubildender
  • drei bis fünf Fachkräfte = 2 Auszubildende
  • sechs bis acht Fachkräfte = 3 Auszubildende
  • je weitere drei Fachkräfte = 1 weiterer Auszubildender.

Die Übertragung von Ausbildungsaufgaben an das Fachpersonal bedeutet zum einen natürlich Entlastung, zum anderen muss der hauptverantwortliche Ausbilder aber auch die Fachkräfte entsprechend anleiten. Was und wie sollen die Fachkräfte bestimmte Berufsbildungsinhalte vermitteln? Gerade in kleinen Unternehmen ist die Gefahr sehr groß, dass die Fachkraft zwar Ansprechpartner für die Auszubildenden ist, aber keine Ahnung hat, welche konkreten Aufgaben sie übernehmen soll.

2. Der erste Eindruck zählt

Die Ausbildung kann an jedem Tag im Jahr beginnen. Meist beginnt sie jedoch am 1.8. oder 1.9. des Jahres. Der Ausbildungsbetrieb ist dafür verantwortlich, dass der bzw.die Auszubildende das vorgesehene Ausbildungsziel erreichen kann. Allerdings müssen die Auszubildenden sich gleichermaßen bemühen, die notwendigen Kenntnisse und Fertigkeiten auch zu erwerben. Dies sollte vom ersten Tag an die Prämisse für die gesamte Ausbildung sein.

Auch wenn der Einstieg in ein kleines Unternehmen einfach erscheint, sollte der Ausbildungsstart durchdacht sein. Der Betrieb ist für jeden neuen Auszubildenden erst einmal ein völlig unbekanntes Terrain. Die neuen Auszubildenden müssen sich orientieren, eingewöhnen und zurechtfinden, erste Arbeitsaufgaben müssen übernommen werden. Überlegen Sie, welche Informationen benötigt der Auszubildende, welche Tätigkeiten können ihm übertragen werden, welche Erwartungen haben Sie an ihn. Die Checkliste "Ausbildungsstart" soll Sie dabei unterstützen.

Checkliste: Ausbildungsstart

3. Der schriftliche Ausbildungsnachweis - das Berichtsheft

Das Berichtsheft dient laut Berufsbildungsgesetz (BBiG) dem Nachweis der absolvierten Ausbildung. Es muss bei der Anmeldung zur Abschlussprüfung bei der IHK eingereicht werden. Ohne ein solches Berichtsheft können sich Auszubildende nicht für die Abschlussprüfung anmelden bzw. werden nicht zur Prüfung zugelassen. Das Führen eines Berichtsheftes ist damit ein MUSS. Es sollte deshalb regelmäßig und ordentlich geführt werden.

Mit dem schriftlichen Ausbildungsnachweis kann der zeitliche und sachliche Ablauf der Ausbildung festgehalten und nachgewiesen werden. Außer der Nachweis- und Kontrollfunktion macht das Führen eines Berichtsheftes aber auch pädagogisch Sinn. Die Auszubildenden werden auf diese Weise angehalten, das Gelernte (theoretische und praktische Inhalte) so genau und vollständig wie möglich zu beschreiben, um die Ausbildung bewusst zu verarbeiten und zu reflektieren.

Das Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) hat dazu eine entsprechende Empfehlung herausgegeben, die Ihnen einen ausführlichen Überblick dazu gibt.

Empfehlung des BIBB zum Führen des Berichtsheftes

Das Führen des schriftlichen Ausbildungsnachweises in Form eines Berichtsheftes ist zwar ein Muss, trotzdem wird es immer wieder vernachlässigt. Die Auszubildenden müssen es führen, wissen aber oft nicht warum, weil es in die reguläre Ausbildung häufig nicht integriert wird. Sicher ist es auch nicht immer einfach, sich einen kurzen und knackigen Text einfallen zu lassen. Es macht schlicht Arbeit.

Unterstützen Sie Ihre Auszubildenden bei der Führung des Berichtsheftes. Laut BBiG sind Sie dazu verpflichtet, Auszubildende zum Führen von schriftlichen Ausbildungsnachweisen anzuhalten und diese durchzusehen. Überprüfen und besprechen Sie es regelmäßig, mindestens einmal im Monat und zeichnen Sie es auch ab. Geben Sie Hinweise darauf, was der Auszubildende eintragen sollte. Lassen Sie die Auszubildenden das Berichtsheft im Rahmen der Ausbildungszeit führen. Stellen Sie die entsprechenden Formblätter o.ä. kostenlos zur Verfügung. Arbeiten Sie bei minderjährigen Auszubildenden mit den Eltern (gesetzliche Vertreter) zusammen und informieren Sie die Eltern über die Ausbildungsfortschritte. Lassen Sie die Eltern ebenfalls abzeichnen.

Das Berichtsheft gibt Ihnen gleichzeitig einen guten Überblick, ob Sie Ihren Ausbildungsplan auch einhalten oder wo evtl. noch nachgearbeitet werden sollte. Es liegt an Ihnen, dem Berichtsheft einen bedeutsamen Platz in der Ausbildung zu geben.

Das Berichtsheft kann handschriftlich oder auch EDV-gestützt geführt werden. Bitte informieren Sie sich bei Ihrer IHK, in welcher Form das Berichtsheft zu führen ist.

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