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Zeitmanagement: 3 bewährte Methoden

Wenn zum Arbeitsalltag auch noch Ausbildungsaufgaben hinzukommen, ist es wichtig, Ihre Zeit möglichst klug einzuteilen. Folgende Tools helfen Ihnen dabei.

ABC-Analyse

Diese Zeitmanagementmethode verschafft Ihnen einen ersten Überblick über Ihre Aufgaben und deren Prioritäten. Sie eignet sich vor allem für die Tages- oder Wochenplanung. Anstehende Aufgaben werden nach ihrer Wichtigkeit und ihrer Dringlichkeit geordnet.

A-Aufgaben sind wichtig und dringend. Sie sollten sofort und von Ihnen persönlich erledigt werden. 

B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend. Sie können sie auf später verschieben.

C-Aufgaben sind nicht wichtig, aber dringend. Vielleicht kann sie auch jemand anderes übernehmen.

Und wenn eine Aufgabe weder wichtig noch dringend ist, denken Sie darüber nach, ob sie überhaupt notwendig ist.

Eat that Frog

Jeder kennt es: Da ist diese eine Sache, die unbedingt erledigt werden sollte. Aber anstatt sie einfach hinter sich zu bringen, drückt man sich, schiebt andere Arbeiten davor. Das Prinzip von „Eat that frog“, übersetzt in etwa: „Iss die Kröte“, ist simpel: Erledigen Sie die schwierigste und unangenehmste Aufgabe des Tages als Erstes. Danach kann es nur noch besser werden.

ALPEN-Methode

Diese Methode eignet sich dazu, kurz vor Feierabend den kommenden Tag zu planen:

  1. Aufgaben definieren
  2. Länge schätzen
  3. Pufferzeiten einplanen
  4. Entscheidungen treffen
  5. Nachkontrolle

Notieren Sie sich alle Aufgaben, die anstehen. Schätzen Sie dann ein, wie lange Sie dafür brauchen. Planen Sie anschließend rund 40 Prozent Ihrer Arbeitszeit als Pufferzeit für unvorhersehbare Aufgaben und Entwicklungen ein. Anschließend entscheiden Sie, wie wichtig die Aufgaben sind, indem Sie sie zum Beispiel mit der ABC-Analyse ordnen. Erstellen Sie im letzten Schritt einen Tages- oder Wochenplan.

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